<횡설수설하지 않고 정확하게 설명하는 법>

 

횡설수설하지 않고 정확하게 설명하는 법

그다지 어렵지 않은 내용을 필요 이상으로 어렵게 설명하는 사람은 어디에나 있다. ‘저 내용을 굳이 저렇게 설명해야 하나?’ 하는 의문, 학교나 직장에서 뭔가를 배울 때 한 번쯤은 가져본 적 있을 것이다. 물론 다른 사람이 하는 설명만 답답한 건 아니다. 기껏 공들여 설명했더니 상대는 이해되지 않는다는 표정으로 “그래서 결론이 뭔데?”라고 물어와서 당황해본 이들도, “하고 싶은 말이 뭔지 모르겠다”와 같은 혹평을 날린 상사 때문에 자괴감을 느껴본 이들도 상당수일 것이다. 일본에서 실시한 한 조사에서 ‘당신은 설명을 잘하는 편입니까, 그렇지 않은 편입니까?’라는 질문에 ‘그렇지 않은 편’이라고 답한 사람이 81.4퍼센트에 달했다고 한다. 사실 일본까지 갈 필요도 없다. 주위만 둘러봐도 설명 잘하는 재주를 갖춘 이는 생각보다 드물다. 설명이 필요한 시점에 거침없이 입을 여는 사람보다는 설명할 일이 있으면 일단 빼고 보는 사람이 훨씬 많다. 이렇게 설명이 필요한 일은 많아도, 정작 설명쯤은 별일 아닌 듯 수월하게 해내는 사람은 별로 없다. 그러나 이 책 《횡설수설하지 않고 정확하게 설명하는 법》의 저자이자 강연가로 활동하는 고구레 다이치는 사실 설명이 그렇게 까다로운 것이 아니라고 말한다. 설명을 잘하기 위해서는 특별한 센스를 타고나야 하는 것도 아니고 성격이 밝아야 하는 것도 아니다. 말주변, 목소리 크기나 태도, 유머 감각도 설명 능력과 상관없다. 저자는 ‘난 설명을 잘 못해’라는 생각부터 버리라고 조언한다. 그리고 알기 쉬운 설명을 만드는 데 필요한 일종의 ‘공식’을 익히면 알기 쉬운 설명을 누구나 할 수 있다고 주장한다.

저자

고구레 다이치

출판

갈매나무

출판일

2022.09.19

 

저자가 내내 주창한 대로 <빠른 결론과 반복 위주의 전달>이 주된 내용이다. 영업 또는 안내 설명을 주업으로 삼는 직종이라면 한 번쯤 고민할법한 설명하는 방법에 대해 어렵지 않게 제시한다. 거진 처세에 가까운 비즈니스 스킬을 명시한 개발 서인만큼 그리 높은 수준을 요하지 않지만 굳이 한계점을 들자면 예시 설명이 부족하고 비교적 일목요연하지 않은 점이 다소 아쉽다.

 

늘 시간에 쫓기는 바쁜 현대의 직장인이 업무 전에 빠르게 훑어보기에 좋은, 이른바 <족집게 공략집>처럼 핵심 참고서라고 여김직하다.

 

• 키워드: 15초, 일목요연, 심상
• 한 줄 평: 15초 안에 상대방을 동일 심상으로 전달하고 설득시키는 설명의 방법.

 

청중은 첫 15초 동안에 흥미를 느껴야 다음의 5분 동안 이어지는 이야기도 듣는다. 그리고 5분 동안 듣는 이야기가 설득력이 있다고 느껴야 이어서 검토라는 단계에 들어간다.

[알기 쉬운 것의 3요소]
1. 자신과 어떻게 관계되는지 알기 쉽다.
2. 이야기가 정리되어 있어 알기 쉽다.
3. 쉬운 말로 표현되어 알기 쉽다.

[이해하기 쉬운 설명의 3요소]
1. 상대방에게 ‘내 일’이라 생각하게 만들기.
2. 자신이 전하고자 하는 내용을 정리하기.
3. 그것을 상대방이 알아듣는 말로 쉽게 전달하기.

상대방이 ‘나와 관계가 있다’라고 생각하게 하려면 ‘상대방이 원하는 이야기’를 하는 수밖에 없다… 첫째는 ‘상대방에게 필요한 이야기’이고 나머지 하나는 ‘상대방에게 득이 되는 이야기’이다.

‘누구에게’란 ‘상대방의 상태(듣는 자세를 포함한다)’… ‘누구에게 전달하려고 하는지’를 생각해야만 한다.

‘한 문장’을 정한 후 이야기를 시작해야 한다. 자신이 하고 싶은 말을 가장 짧은 시간 내에 전달하려면 ‘정보’의 집약이 필요하다… ‘15초밖에 없다면 무엇을 전달할 것인가?’ (15초의 법칙)

정말로 상대방의 입장에 서려면 강제로 자신의 의식을 바꿔야만 한다.

[상대방의 입장에서 설명하는 연습]
1. 문제가 해결될 경우의 장점을 명확히 한다.
2. 우선 이야기를 듣는 측의 입장에 선다.
3. 듣는 이의 관점에서 참가자가 가진 문제를 해결할 것이라는 목적을 먼저 전달하자.
4. 구체적인 행동 계획을 명시한다.

[텐프렙(TNPREP)의 법칙]
T: 이야기의 주제(Theme) 전달하기.
N: 하고 싶은 이야기의 수(Number) 전달하기.
P: 이야기의 요점, 결론(Point) 전달하기.
R: 결론이 옳다고 할 수 있는 이유(Reason) 전달하기.

상황을 이해시키기 위해 우선은 자신이 전달하고자 하는 ‘결론’부터 말하자. 그런 다음에 상황을 자세히 설명하면 된다.

‘주제’를 전달하고 이야기의 전체적 그림을 알려주어 듣는 사람이 ‘머릿속으로 준비’를 하게끔 해야 한다. ‘앞으로 이런 이야기를 하겠군’하고 예상하게 만들면 이야기의 전달력이 훨씬 향상된다.

단계 체크법: 상대방의 상황을 먼저 확인한 후 ‘이 주제는 오늘의 의제로 적합한지’를 확인해야 한다.

‘애매한 표현’을 가급적 구체적인 말로 바꾸면 의도를 정확히 전달할 수 있다.

[표현을 쉽게 풀어주는 행위]
어려운 단어를 평이하게 바꾸기: 명사 ▶동사
치환: 말하자면 ~와 같습니다.

같은 단어는 바꿔 말하지 말고 반복하는 것이 유리하다.

인간은 말이 정보로 들어왔을 때 문자열로 이해하지 않는다. 그 문자열을 이미지로 변환시켜 이해한다… 변환한 이미지를 인지심리학에서는 ‘심상’이라고 부른다. 그리고 이미지로 변환할 때 동시에 그것에서 연상되는 정보도 떠오른다. 이렇게 연상된 정보는 ‘스키마(연상, 고정관념)’라고 한다.

‘대략 이런 느낌이구나’라는 이미지를 공유한 후에 ‘하지만 엄밀히 따지면 차이점도 있다’라는 식으로 보충하면 된다.

상대방이 된 것처럼 그 입장과 행동 패턴까지 생각했을 때 비로소 상대방에게 전달되는 말을 찾을 수 있다.

똑같은 말을 해도 ‘다른 심상’이 만들어지기도 한다. 중요한 것은 문자가 아니라 ‘동일한 심상을 만드는 말’이다.

[파악부터 재현까지 3단계]
1. 이야기의 내용을 재현한다.
2. 이야기의 내용을 납득한다.
3. 이야기의 내용을 파악한다.

목적을 알기 힘든 근성론으로는 사람을 움직일 수 없다. 자신의 시간도 또 상대방의 시간도 아낄 수 있도록 재빨리 명확하게 의도를 전달해야 한다.

상대방이 분위기로 알아차릴 것이라 생각하지 말자. 부탁하고 싶은 일이 있다면 그 행동을 직접 말로 전달해야 한다.

[구체적으로 말하는 방법]
동사: 구체적으로 행동할 수 있는 동사를 사용한다.
형용사와 부사: 모두 숫자로 바꾼다.

“말하고자 하는 것이 있으면 감사와 기대로 다가가면 된다.” (무라카미 하루키)

거부나 반대 표현은 상대방을 위축시키기 위한 것이 아니다.

감정적인 화는 아무것도 해결해 주지 않는다. 고쳤으면 하는 포인트를 알기 쉽게 전달하면 상대방도 다음을 위해 기분을 재정비할 수 있다.

설명 부족을 방지하려면 상대방이 착각할 수도 있는 내용에 대해 선수를 쳐서 “혹시 이렇게 생각하실지 모르지만, 그렇지는 않으니 주의하십시오”라며 명확히 부정해 줄 필요가 있다… 설명을 듣는 상대방이나 고객을 예상할 수 있다면 그 사람이 오해하고 착각할 만한 점만 부정하면 된다.

클레임은 ‘지금까지 고객이 오해하던 내용’이니 리스트를 만들어 사내에 공유하는 것도 효과적인 방법이다.